VYMÁČKNĚTE ZE SVÉHO NÁSTROJE MAXIMUM!

TÝDENNÍ

ZAČNĚTE zde: vyhraďte si nejlepší čas a soustřeďte maximalní úsilí právě na to nejdůležitější, co skutečně posouvá. Zaslouží si to Vaši pozornost!

 

„HISTORIE SE NEPTÁ, CO BYLO URGENTNÍHO, ALE CO BYLO UDĚLÁNO.“

L E V Á     strana mPlanneru

TOP 3 DŮLEŽITÉ PRACOVNÍ VĚCI

mPlanner je koncipován tak, aby uživatele nutil při definici cílů k použítí paretova pravidla. Počet priorit na týden je tedy omezen na 3, častokrát stačí jen 1. Nutno ale znát odpověď na otázku:

„CO JE NÁSLEDUJÍCÍ TÝDEN SKUTEČNĚ TO NEJDŮLEŽITĚJŠÍ?“

TIP: Přípravu úkolů děláme pátek, nejpozději však v neděli (i když v neděli se nedělá!) na následující týden. Projděte si předcházející týden, své úkoly a termíny v projektech, očekávání, která jsou kladena na Vaše role. Pro tyto úkoly si rezervujte čas! Např. ve svém kalendáři nebo MS Outlook.

JINÉ, NEŽ PRACOVNÍ ROLE JSOU DŮLEŽITÉ!

V zásadě bychom měli všechny důležité záležitosti, chcete-li úkoly, dělit do skupin dle našich rolí. mPlanner nabízí dvě základní možnosti, jak to udělat:

  1. na pravé straně týdeníku, tzn. v blocích přidělte pravidelně jednotlivé bloky jednotlivým rolím. Např.: blok A) Rodina B) velitel SDH C) přednášky na VŠ apod.
  2. pokud nepotřebujete nebo nechcete vyhrazovat speciální místa v blocích a stačí Vám tři řádky, na ty skutečně důležité věci, využijte nadepsanou část v levé části týdeníku.

DENNÍ ÚKOLY NAD 10MIN

tzv. ZÁSOBNÍK: pro své týdenní plánování můžete vycházet i ze „zásobníku“ nebo tyto úkoly rovnou plnit.

V tomto zásobníku se nachází důležité úkoly, které:

  • jsou DŮLEŽITÉ, ale ne urgentní (co je důležité a co urgentní?)
  • trvají déle než 10 min
  • je nutné si na ně vyhradit čas
  • tyto úkoly v zásobníku nám slouží jako sekvence pro denní určovaní priorit
  • který čas v průběhu dne je pro Vás nejlepší pro tyto DŮLEŽITÉ úkoly?
  • nepatří sem úkoly, které chci jen zaparkovat, aby vyhnily!

DENNÍ PRIORITY

a jak na ně?

Proč? Denní priority (tzn. ty důležité věci viz. co je skutečně důležité) si nastavujeme proto, abychom:

  • si vůbec ujasnili, co důležité je
  • zároveň tomu přiřadili prioritu (pořadí)
  • čas, který k tomu potřebujeme
  • zdroje, bez kterých se neobejdeme

Kdy?  Toto je dost individuální a záleží na více faktorech:

  • večer když děti a partner šli spát? Nejste ale příliš unaveni?
  • nebo si přivstat o hodinu dříve?
  • nebo dopoledne po ranních poradách?
  • určitě ne po a okolo oběda: před obědem máme hlad no a po obědě zapojit duševní a mentální zdroje je dost náročné 🙂

Nebojte se vyzkoušet, nebo možná již víte, každopádně tyto priority dne je potřeba dělat ve správný čas.

Jak? Denně před odchodem domů – naše poslední činnost dne: napsat si, co nejdůležitějšího musím zítra udělat – maximálně 3 věci

  • odhadnout potřebný čas + 20% času k tomu jako rezervu 
  • vybírejte úkoly z bloků: cíl týdne nebo TOP 3 priority na tento týden nebo TOP 3 cíle měsíce případně ze zásobníku denních úkolů nad 10min. Jiný zdroj by být neměl
  • načte se být důslední, raději si dejte jen jeden, než tři nebo dva neudělat!

RYCHLÝ ÚKOL DO 10 min

Jediný prostor, kde mohu psát rychlé denní úkoly. Např. právě mám jednání, ale vzpomněl jsem si, že musím odpoledne přeposlat poslední prezentaci k projektu.

….a vlastně ještě zavolat na finanční…

A pokud Vám prostor přijde malý, klidně si jej přelepte post/stick IN 😊

K tomu jedno pravidlo: než půjdu domů, rychlé úkoly jsou VYŘÍZENÉ!

Přemýšleli jste někdy, kolik NOVÝCH NÁPADŮ denně dostanete?

Jistě, ne každý je přínosný nebo ten správný, každopádně v mPLANNERu máte na každý týden prostor, aby každá Vaše myšlenka mohla být zaznamenána. A to klidně v jazyce, který přelousknete jen Vy 😊

P R A V Á  strana mPlanneru

BLOKY

tak tady se meze fantazii opravdu nekladou!

Pojďme si jen ukázat pár příkladů. Např. v bloku A1 mějte vždy poznámky/úkoly od šéfa  prostě ty důležité!

Bloky C1 a D1 můžete využít pro zápisky nebo úkoly z projektu

Bloky ve třetím sloupci tzn. A3 až E3 může sloužit jako poznámky z ranních porad na každý den (tak například A3 pro pondělí, B3 úterý a tak dále). Resp. Je jich 5, takže přidělte, jak je libo.

Blok E1 má vůbec neomezený potenciál! Tak například:

  • Vaše denní rutina – vypište si seznam denních rutin (PROČ?)
  • odevzdali Vaši podřízení urgentní úkol?
  • postupný sběr informací – pro lepší přehled obvolání důležitých klientů
  • rychlé fáze mikro projektu
  • seznam vánočních dárků

Jednotlivé bloky se dají efektivně propojit s rejstříkem nebo úkolem na Levé straně dle indexu např. 25C1 kde 25 = kalendářní týden a C1 je označení bloku.  Nebo 210806 C1 kde 210806 je přímo konkrétní datum a to 8. srpna 2021 atd. opět, nastavte si, jak Vám vyhovuje.

Zde konkrétní příklad propojení rejstříku + bloku

Jak vytvořit ve svém mPlanneru systém poznámek a informací, které najdete do tří sekund?

Jednou z vlastností, který mPlanner odlišuje od ostatních diářů je, že Vám přímo nabízí, jak jednoduše vytvořit svůj vlastní, jedinečný a přitom jednoduchý systém poznámek a třídění informací. Pokud si takový systém založíte a budete udržovat, najdete vždy přesně ty informace, které jsou pro Vás důležité a to do maximálně tři sekund. 

Jak na to?

Celý systém se skládá ze tří části:

1) na třetím listě Vašeho mPlanneru najdete tzn. INDEXOVÝ REJSTŘÍK. Ten je rozdělen na dva sloupce:

         I. jméno (na koho)/téma/projekt/zápis/zkratka apod.

        II. adresa v mPlanneru (např. KT19B)

2) dále otočte na další list, kde najdete první dvoustranu nového týdne. Na prvním listě vpravo nahoře najdete prostor pro nadepsání kalendářního týdne: „TÝDEN“. Řekněme 19.

3) dalším krokem je k označení kalendářního týdne doplnit písmenko bloku z pravého listu. Řekněme B. Kde máme uloženy poznámky k projektu Alfa

19B – tímto spojením kalendářního týdne a písmenka bloku vznikne unikátní index (adresa), která je klíčem k vlastnímu systému rychlé orientace a vyhledávání ve Vašem mPlanneru

KDY PLÁNOVAT na následující týden? JEDNOZNAČNĚ V PÁTEK!

Při plánování dalšího týdne si přepište nesplněné úkoly (určitě jich moc nebude 😉 ) do následujícího týdne. Opět to má svůj psychologický význam: nekumulujete úkoly, které pak vyhnijí, určíte věcem prioritu, naučíte se rozlišovat plevel od semene (teda pardon, důležité věci od urgentních, případně nedůležitých) a v neposlední řadě Vás to nutí úkoly raději udělat, než je stále přepisovat 🙂 – jednoduše: UZAVŘETE TÝDEN!